Charles Darwin decía ‘un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida’. Y, aunque la filosofía “YOLO” (You Only Live Once) está cada vez más extendida e implicaría aprovechar al máximo cada segundo del que disponemos, es un pensamiento que en la mayoría de organizaciones aún cuesta llevar al ámbito de las reuniones.
En la agenda de un directivo es habitual encontrar montañas de reuniones, que resultan ser improductivas en la mayoría de los casos, lo que supone un coste para las empresas, y un importante desgaste para las personas. Tanto es así, que el 91% de los asistentes se distrae durante las reuniones y un 73% hace otras cosas durante las mismas, según un informe de Atlassian. ¡Incluso un 39% se duerme en algún momento!
Por ello, es vital aprender a realizar reuniones eficaces, esas en las que nos orientamos a resultados, cuidamos su planificación y ejecución, y trabajamos en equipo para alcanzar los mejores resultados.
4 claves para generar reuniones eficaces
1. Agenda y orden del día: Se debe definir con antelación qué temas se van a tratar, siempre acotando y ajustándolos al tiempo del que dispondremos. Una vez creada, debemos compartirla con los asistentes a la reunión y pedirles que la lean con detenimiento y preparen toda la información o documentos que necesiten aportar durante el encuentro.
2. Figura del facilitador: Es necesaria la dirección de la reunión por parte de una persona que asegure el correcto cumplimiento de la agenda, reconduzca los temas cuando se desvían, inste a tomar decisiones ante una fase de divagación y evite distracciones.
3. Acta de reunión: La creación de un acta de reunión y su difusión posterior entre los asistentes es fundamental para cerrar al máximo las decisiones que van a tomarse para cada uno de los puntos presentados, así como definir los próximos pasos a realizar y quién se responsabilizará de cada uno de ellos.
4. Evaluación final: Para una mejora continua de los procesos, es conveniente realizar una pequeña evaluación de la sesión en la que analicemos si se han resuelto los temas propuestos o no y por qué, así como aquellas dinámicas o procesos que no han resultado efectivos o que, por el contrario, han dado buenos resultados y son susceptibles de ser replicados. ¡Y no olvides compartir ese feedback con los asistentes!
